A fiscalização não marca hora
O auditor pede a ficha de EPI de uma pessoa específica, de dezembro do ano passado. Você tem quarenta minutos, três pastas compartilhadas e a memória de quem estava no almoxarifado naquele dia.
Gestão de terceiros · Controle de EPI · Homologação
Documento vencido não avisa. O Conformo avisa antes.
ASO, treinamento de NR, certidão do fornecedor, ficha e validade de EPI: tudo num lugar só, cobrado antes de vencer. Quando o fiscal, o cliente ou o perito pedir, a prova já está pronta.
Conversa de vinte minutos, com quem construiu o produto. Sem apresentação de slides.
- Documentos do fornecedor
- Ficha de EPI digital
- Validade de CA e troca de EPI
- ASO e treinamentos
- Certidões negativas
- Subcontratados
- Auditoria mês a mês
O problema
Ninguém perde o controle de uma vez. Perde um documento de cada vez.
Estas três cenas aparecem em quase toda empresa que contrata serviço ou entrega EPI, do condomínio com cinco prestadores à planta com trezentos terceirizados.
O processo chega anos depois
Um ex-empregado pede adicional de insalubridade. O perito quer ver cada troca de protetor auricular desde a admissão, com o CA de cada entrega. Onde a ficha tem buraco, a empresa costuma pagar o adicional daquele período, com reflexos, até cinco anos para trás.
A cobrança depende de alguém lembrar
O CRF do FGTS vence a cada trinta dias. Multiplique por cento e vinte fornecedores: são mil e quatrocentas cobranças por ano saindo da cabeça de uma pessoa só, que também tem outras atribuições.
Como funciona
Quatro passos. Depois ele roda sozinho.
A regra vive em dados, não em código. Quando sua política muda, você muda a regra, e não abre chamado.
- 1
Descreva o que você exige
Documento por tipo de fornecedor, EPI por função, treinamento por atividade, com periodicidade. Você define uma vez; quem escreve a regra é você, não o suporte.
- 2
Convide os fornecedores
Cada empresa recebe um link, cria o próprio acesso e envia o que o checklist pede. Ninguém do seu time digita cadastro de terceiros.
- 3
Aprove por exceção
O que está certo passa. Seu time olha o que foi reprovado e o motivo, que volta para o fornecedor corrigir sem virar conversa de e-mail.
- 4
Deixe rodar
Todo dia 1º o sistema gera as pendências do mês, cobra os responsáveis e atualiza o placar. Você volta a olhar quando algo sair da linha.
Cobrança automática
A cobrança é uma regra, não um lembrete
Você descreve o que cada perfil de fornecedor precisa entregar e com que frequência. O motor de competências gera as pendências do mês, respeitando função, porte, regime de contratação e grau de risco.
- Único por contrato, mensal por empresa, mensal por funcionário ou na mobilização.
- Defasagem configurável: a folha de ponto do mês anterior, por exemplo.
- Cada pendência guarda a regra vigente no dia em que nasceu.
Regra documental · Prestador de obra
Ficha de registro por funcionáriona mobilização
ASO admissional por funcionáriona mobilização
CRF do FGTS por empresatodo mês
Folha de ponto por funcionáriomês seguinte
NR-35 função em alturana troca de função
Controle de EPI
Cada EPI tem três prazos: o do CA, o do lote e o da troca
A entrega baixa o estoque, entra na ficha da pessoa e agenda a troca pela vida útil do item. Lote fora da validade não passa na entrega. CA perto de vencer aparece antes da próxima compra. Troca atrasada, o técnico vê antes do auditor, e antes do perito.
- Matriz de EPI por função: quem muda de função recebe a lista nova.
- Assinatura na tela no momento da entrega, com data, hora e CA de cada item.
- Histórico por pessoa desde a admissão, pronto para fiscalização e perícia.
- Terceirizados no mesmo controle dos empregados próprios.
Ficha de EPI · Carlos H. Souza
Máscara de solda CA 38.214 · CA vence 15/10CA em 20 dias
Protetor auricular troca prevista 22/09troca atrasada
Luva de raspa CA 17.093 · troca 02/10ok
Botina de segurança CA 40.551 · troca 02/03ok
Visão de conformidade
O placar que a diretoria pede na reunião
Percentual de conformidade por contrato, por unidade e por fornecedor, comparável mês a mês. Não é um número inventado: é a razão entre itens regulares e itens exigidos, calculada do mesmo jeito para todo mundo.
- Dossiê completo de qualquer fornecedor em PDF.
- Histórico congelado: dá para ver como estava em março.
- Maturidade em compliance de terceiros medida por evidência, não por percepção.
Conformidade por contrato
Manutenção elétrica · Planta Sul
Limpeza predial · Matriz
Montagem mecânica · Planta Norte
Antes e depois
O que sai da cabeça das pessoas e vira regra
Planilha e e-mail funcionam até o dia em que quem controla sai de férias. A diferença, situação por situação:
| Situação | Com planilha e e-mail | Com o Conformo |
|---|---|---|
| Documento perto de vencer | Alguém precisa lembrar de olhar | Cobrança automática ao fornecedor, com antecedência |
| Ficha de EPI | Papel numa pasta do almoxarifado | Assinada na tela, com CA, consultável por pessoa |
| Lote vencido no estoque | Descoberto na auditoria | Entrega barrada no ato |
| Troca de EPI | Quando o trabalhador reclama | Aviso pela vida útil de cada item |
| Terceiro com ASO vencido | Entra, e alguém descobre depois | Aparece como pendente antes de entrar |
| Pedido do auditor ou do perito | Uma tarde procurando em pastas | Histórico da pessoa em PDF, em minutos |
| Como estava em março | Ninguém sabe dizer | Histórico congelado mês a mês |
O que está em jogo
O que costuma aparecer quando alguém abre as pastas de terceiros e de EPI
Durante anos não acontece nada, e então acontece tudo no mesmo mês: a reclamatória, a fiscalização, a auditoria do cliente. Estes são os seis que mais aparecem quando a gente senta com uma operação pela primeira vez.
Responsabilidade subsidiária pelas verbas da contratada
A prestadora não paga, some, e a conta sobe para quem contratou.
Sinal precoce: O CRF do FGTS que deixa de ser emitido dois meses seguidos. É o indicador mais barato de dificuldade financeira da prestadora, e aparece bem antes de o problema chegar ao contrato.
Autuação da fiscalização do trabalho
O auditor pede o documento de uma pessoa, em uma data. Você tem minutos.
Sinal precoce: Ficha de entrega de EPI sem número de CA. É o item que mais aparece e o que mais se vira contra a empresa, porque foi ela mesma que documentou a entrega irregular.
Embargo de obra e interdição de setor
A operação para no mesmo dia, e a folha continua correndo.
Sinal precoce: Atividade liberada com a promessa de "resolver o papel depois". Toda operação sabe identificar quando isso vira hábito.
Acesso ativo de quem não trabalha mais ali
O contrato encerrou em março. O crachá continuou funcionando.
Sinal precoce: A portaria sabe o nome de gente que o sistema não sabe dizer em qual contrato está.
Subcontratado que ninguém aprovou
A contratada traz uma terceira empresa, e você descobre depois.
Sinal precoce: Uniforme que ninguém reconhece na frente de serviço, e o encarregado dizendo que "é do pessoal da empreiteira".
O custo invisível da cobrança manual
Não vira processo. Vira as tardes de quinta de alguém qualificado.
Sinal precoce: A planilha que precisa ser consolidada toda sexta, e que trava quando quem consolida entra de férias.
Quem está do outro lado
Documento vencido é uma linha na planilha. Na frente de serviço, é uma pessoa.
O controle de terceiros costuma ser discutido em reunião de diretoria e vivido em três lugares bem menos confortáveis.
O encarregado que libera a frente
Precisa saber, na hora, se aquele pessoal pode subir no andaime. Não tem como esperar o retorno de um e-mail para decidir.
O técnico de segurança que entrega o EPI
Assina a ficha e responde por ela depois. Se entregou lote vencido, quem documentou a irregularidade foi ele.
Quem entra na planta todo dia
Não é empregada sua, mas está na sua operação, sob o seu risco. O exame e o treinamento dela são problema de alguém, e esse alguém é você.
Soluções
Por onde o Conformo costuma entrar
É um produto só. Estas são as frentes que as empresas resolvem primeiro.
Gestão de terceiros
Cadastro, contrato, documento e funcionário mobilizado no mesmo lugar. Quando um papel vence, o sistema cobra sozinho, e o fornecedor resolve pelo portal, sem passar por e-mail.
VerControle de EPI
Cada entrega entra na ficha da pessoa com o CA e a assinatura, baixa o estoque e agenda a próxima troca. Quando alguém pedir a prova, ela já existe.
VerFicha de EPI digital
A assinatura da ficha de EPI acontece na tela, no momento da entrega. O comprovante sai em PDF com data, hora, CA e quem entregou.
VerHomologação de fornecedores
O fornecedor se cadastra, envia o que o checklist pede e acompanha o próprio status. Você analisa, aprova ou reprova com motivo, e o prazo de renovação já nasce marcado.
VerDocumentos e ASO
ASO, treinamento, certificado e documento admissional de cada pessoa, com data de validade viva e aviso antes de virar problema.
VerCertidões e documentos fiscais
Cada certidão tem validade curta e vence sempre no pior momento. Aqui elas viram uma linha do tempo com aviso antecipado.
VerSST e NRs
NR-10, NR-33, NR-35 e o resto do pacote, por função, com validade acompanhada e evidência pronta para auditoria.
VerContratos e subcontratados
Contrato com vigência, unidades, responsáveis e subcontratados autorizados. Trocar de fornecedor não apaga o passado.
VerAuditoria documental
Para quem não tem gente para analisar documento: a equipe da Conformo faz a análise dentro do seu ambiente, com cada decisão registrada.
VerVeículos de terceiros
Não é só gente que entra na sua operação. Caminhão, empilhadeira e máquina pesada de fornecedor também precisam estar ligados a um contrato.
VerQuem usa
Cada área olha o mesmo dado por um ângulo diferente
SESMT
Quem responde tecnicamente pela segurança precisa saber quem entrou, com que função e com qual treinamento válido. Sem depender da boa vontade da contratada.
VerTécnico de segurança
Consulta rápida no celular, entrega de EPI com assinatura na tela e a ficha da pessoa a um QR code de distância.
VerEngenharia de segurança
Onde o risco se concentra, qual contrato piorou no mês e qual fornecedor não consegue manter o pessoal regular.
VerRH e terceirização
O que o RH precisa guardar não é o contrato, é a prova mensal de que a contratada cumpriu as obrigações dela.
VerSuprimentos e compras
Homologar é o começo. O trabalho é manter 200 empresas regulares sem uma equipe de dez pessoas atrás de PDF.
VerFacilities
Limpeza, portaria, manutenção, jardinagem, obra pontual. Muita empresa, rotatividade alta, acesso diário.
VerPerguntas
O que costumam nos perguntar
Conformo SST, EPI e homologação são produtos separados?
É um sistema só. Ficha de EPI, ASO, certidão do fornecedor e treinamento de NR ficam na mesma base, e você começa pela frente que mais dói.
O que o Conformo faz, em uma frase?
Reúne num lugar só a ficha de EPI e a documentação de quem trabalha na sua operação, próprio ou terceirizado (certidões, ASO, treinamentos de NR, contratos). Cobra o que está vencendo e mostra, a qualquer momento, quem está regular e quem não está.
O Conformo controla a entrega e o vencimento de EPI?
Controla. Cada entrega entra na ficha da pessoa com o CA, a data e a assinatura na tela, baixa o estoque e agenda a próxima troca pela vida útil do item. O sistema avisa antes de o CA vencer e antes de a troca atrasar, para empregados próprios e terceirizados.
Dá para usar só o controle de EPI?
Dá. Tem empresa que começa pela ficha de EPI dos próprios empregados e liga o controle de terceiros depois. É o mesmo sistema, e o preço acompanha as pessoas ativas no mês.
Quanto tempo leva para começar a usar?
Depende menos da configuração e mais dos seus fornecedores. Unidades, contratos e regra documental se configuram com apoio nosso; o prazo real é o tempo que as contratadas levam para mandar o primeiro pacote de documentos. Por isso a recomendação é começar por um contrato só.
Meus fornecedores precisam pagar alguma coisa?
Não. Quem contrata é a empresa contratante. O acesso do fornecedor ao portal está incluído e não há limite de quantas empresas contratadas você cadastra.
Serve para empresa que não é indústria?
Serve. O motor é o mesmo para condomínio, shopping, hospital, varejo ou construtora; o que muda é a regra documental, que é configurável. A gestão de terceiros na indústria é só o caso em que o volume aparece mais rápido.
Vocês substituem meu sistema de SST?
Normalmente não. Sistemas de SST cuidam de exames, e-Social e afastamentos dos empregados próprios. O Conformo cuida do controle documental e do EPI, com foco no perímetro dos terceiros, que é onde a maior parte das ferramentas deixa buraco. Muitas empresas rodam os dois.
E a LGPD, com tanto documento de pessoa?
Cada organização fica isolada no banco de dados, o acesso é controlado por grupo de permissão e o aceite dos termos fica registrado com data e IP. A retenção de documentos é combinada com cada cliente: guardar tudo para sempre é risco, não zelo.
Onde faço login no Conformo?
O acesso ao app Conformo é liberado na implantação: cada empresa recebe o endereço de login junto com o convite, e o portal do fornecedor também fica dentro do app. Se você ainda não recebeu o convite, peça pela página de contato.
Quanto custa?
O preço acompanha o tamanho da operação, pessoas ativas e contratos, e não o número de usuários: cobrar por usuário faz a empresa economizar acesso justamente de quem precisaria enxergar. A auditoria da equipe Conformo, quando contratada, vem com uma franquia mensal de documentos, e o que passar dela é cobrado por documento auditado.
Comece pelo contrato que mais te preocupa
Não precisa migrar a empresa inteira de uma vez. Escolha uma unidade, um contrato ou o almoxarifado de EPI, ligue a cobrança automática e compare com a sua planilha por um mês. É o jeito mais barato de descobrir se o controle atual está deixando passar alguma coisa.