Ficha de EPI digital com assinatura, e o comprovante que a auditoria pede

A NR-6 obriga o empregador a fornecer o EPI adequado e a exigir o uso. Na prática, o que separa uma empresa autuada de uma empresa tranquila é conseguir mostrar o registro da entrega, com o que foi entregue, para quem, quando e assinado.

A ficha de EPI de papel faz isso mal. Ela mora numa pasta, desbota, some quando o funcionário troca de obra e só é encontrada no dia em que o fiscal está sentado na sala.

Como funciona a ficha de EPI eletrônica

1. O almoxarife seleciona o funcionário e os itens, a lista já vem filtrada pela função.
2. O sistema puxa CA, validade e lote de cada item entregue.
3. O funcionário assina na tela do celular ou tablet.
4. O registro de entrega de EPI entra na ficha dele, com data e hora do servidor, e o estoque baixa.

Do lado do gestor, a ficha de EPI online é uma página só: todo o histórico daquela pessoa, em ordem, com filtro por período e exportação em PDF. É a ficha de entrega de EPI digital fazendo o que o papel nunca fez, responder a uma pergunta, em vez de guardar uma folha.

O que sai no comprovante

O comprovante de entrega de EPI (termo ou recibo de entrega, em muita política interna) traz o que um auditor procura:

• Identificação do funcionário e da empresa empregadora, importante quando é terceirizado.
• Item, descrição, número do CA e validade no momento da entrega.
• Data, hora e responsável pela entrega.
• Assinatura do funcionário, com registro de quando e de qual dispositivo foi coletada.

Ficha de EPI assinada não é arquivo de PDF

Muita empresa "digitalizou" a ficha de entrega de EPI escaneando papel e jogando numa pasta na nuvem. Isso resolve o espaço físico e não resolve nada do resto: você continua sem saber quem está com EPI vencido, quem nunca recebeu o protetor auricular, quem assinou e quem não assinou. A norma não define um modelo de ficha de EPI; a NR-6 define o dever de registrar, e registro que ninguém consulta não cumpre dever nenhum.

A diferença de um modelo de ficha de EPI em papel para a ficha digital não é o suporte. É o fato de o registro ser consultável, por pessoa, por item, por CA, por período, por contrato.

Perguntas frequentes