Controle de documentos de funcionários com validade que não passa batida

Documento de funcionário é um problema de calendário disfarçado de problema de arquivo. O PDF está lá, salvo, organizado, e venceu há três semanas.

A gestão de documentos de funcionários no Conformo trata a validade como o dado principal. O arquivo é anexo; a data é o que move o sistema. O que diferencia um sistema de documentos de funcionários de uma pasta compartilhada é exatamente isso, e vale igual para o controle de documentos de prestadores de serviço, que é onde a maioria dos nossos clientes começa.

Controle de ASO e de exames ocupacionais

O Atestado de Saúde Ocupacional tem o ciclo mais previsível e o mais esquecido. O controle de ASO de funcionários terceirizados acompanha os quatro momentos: admissional, periódico, de mudança de função e demissional. O controle de exames ocupacionais complementares segue a mesma lógica, com a periodicidade que o PCMSO definir.

• O ASO admissional é exigido na mobilização, sem ele, a pessoa não fica apta.
• A periodicidade do ASO periódico segue o que o PCMSO definiu para a função e o risco; o sistema recalcula a próxima data a cada exame lançado.
• Mudança de função gera nova exigência automaticamente, porque a função é um dado do vínculo, não um texto livre.
• O ASO demissional entra na desmobilização, fechando o histórico da pessoa naquele contrato.

Treinamentos e certificados

O controle de treinamentos funciona pela mesma lógica: cada treinamento tem carga horária, data de realização, validade e responsável técnico. O controle de certificados guarda o arquivo, mas o que dispara alerta é a validade de certificados dos funcionários.

Como a exigência é ligada à função, quem exerce atividade em altura passa a precisar de NR-35 no momento em que é mobilizado naquela função, e não quando alguém lembra.

Controle de validade de documentos de funcionários

Todo documento entra com data de emissão e data de validade. É essa data que gera a pendência do mês seguinte, que pinta o indicador de vermelho e que aciona o controle de vencimento de documentos antes de ele virar problema, e não depois.

O controle de documentos de SST segue o mesmo caminho dos demais: PGR, PCMSO e ordem de serviço são documentos da empresa com revisão própria (a avaliação de riscos do PGR, por exemplo, precisa ser revista em regra a cada dois anos, pela NR-1), e ficam desatualizados independentemente de o pessoal estar com treinamento em dia.

Documentos admissionais e demissionais

Para trabalhador terceirizado, os documentos admissionais são o que prova que a contratada cumpriu a parte dela: ficha de registro, contrato de trabalho, comprovante de recolhimento, cartão de ponto quando aplicável. Os documentos demissionais fecham o ciclo.

Guardar esses documentos trabalhistas não é excesso de zelo: é o que mostra o atraso da prestadora a tempo de agir e o que sustenta a defesa da contratante quando a conduta dela é discutida, como em acidente.

É também a resposta prática à pergunta que muita empresa faz, para que serve um software de documentos de funcionários, se o Drive já guarda arquivo? Para saber, sem abrir nada, o que falta e de quem cobrar.

O alerta chega antes, e para a pessoa certa

Alerta de vencimento de documentos só serve se for acionável. No Conformo, a notificação vai para quem consegue resolver, normalmente o responsável da contratada, com a lista do que vence, em quantos dias, de quem.

O gestor da contratante recebe o resumo, não o item a item. É a diferença entre ser informado e ser soterrado.

Perguntas frequentes