Controle de EPI com a prova guardada: entrega, validade do CA e troca no prazo

Quase toda empresa entrega EPI. O que costuma faltar, na hora que importa, é provar a entrega: qual equipamento, com qual CA, em que data, trocado quando devia. E a pergunta sempre chega sobre o passado, quando a ficha de papel já mudou de pasta e o almoxarife já mudou de emprego.

Onde o controle de EPI costuma falhar

• Na perícia de insalubridade. O perito quer ver cada troca de protetor auricular desde a admissão. Onde a ficha tem buraco, a empresa costuma pagar o adicional daquele período, com reflexos.
• Na fiscalização. O auditor pede a ficha de uma pessoa, de uma data. Ficha sem número de CA prova que algo foi entregue, não que era proteção aprovada.
• No acidente. Depois de um acidente, é o registro de entrega, orientação e troca que separa norma cumprida de negligência apurada.
• No almoxarifado. O saldo do sistema não bate com a prateleira, porque a baixa de estoque e a ficha são dois lançamentos diferentes.

Um sistema de controle de EPI só resolve isso quando a entrega, a baixa de estoque e a assinatura são o mesmo movimento. A gestão de EPI no Conformo é um registro só: a entrega baixa o estoque de EPI, escreve na ficha da pessoa e agenda a próxima troca. Não sobra lançamento para alguém esquecer.

Controle de entrega de EPI por funcionário, não por caixa

Um sistema de controle de EPI por funcionário parte do cadastro da pessoa e da função que ela exerce. Um soldador recebe o que a função exige; um ajudante, outra lista. Se o funcionário muda de função, a lista muda junto e o que está faltando aparece como pendência, antes de ele ir para a frente de serviço.

• Matriz de EPI por função: define uma vez, vale para todo mundo que exerce aquela função.
• Histórico completo por pessoa: o que recebeu, quando, qual CA, quem entregou, quando devolveu.
• Controle de EPI de terceirizados no mesmo padrão dos próprios, inclusive de empreiteiras que trazem a própria equipe.

Os três prazos de cada EPI: CA, lote e troca

Todo EPI tem três prazos correndo ao mesmo tempo. A validade do CA pertence ao modelo e vale para a compra. A validade do fabricante pertence ao lote no estoque e é ela que manda na entrega. A vida útil pertence à peça que está com a pessoa e define a próxima troca. O controle de vencimento de EPI que olha só um deles resolve um pedaço do problema, e o controle de validade de EPI que ninguém consulta não resolve nenhum.

O cadastro do item guarda o número e a validade do CA do EPI; cada entrega guarda o lote e a data da próxima troca. O sistema avisa antes de o CA vencer, para ninguém comprar modelo que não pode mais ser comercializado, barra a entrega de lote fora da validade e mostra quem está com troca atrasada, por pessoa, por função e por contrato. Não é um relatório que alguém precisa lembrar de abrir: é um aviso que chega e um impedimento no momento da entrega.

Controle de estoque de EPI no mesmo registro da ficha

O controle de almoxarifado de EPI só é confiável quando a saída e a ficha são o mesmo evento. Aqui, a entrega ao funcionário é o que movimenta o inventário de EPI. Não existe baixa paralela para alguém esquecer de lançar, e o saldo do sistema bate com a prateleira no fim do mês.

• Saldo por item e por depósito, com ponto de reposição de EPI configurável.
• Solicitação de EPI feita pelo encarregado, aprovada e atendida com rastro de quem autorizou.
• Devolução e troca registradas, importante para equipamento de vida útil longa, como cinto de segurança.

Entrega em campo, sem papel

O almoxarife abre o cadastro do funcionário no celular, seleciona os itens (a lista já vem filtrada pela função) e colhe a assinatura na tela. É um app de controle de EPI que funciona na obra, na planta e no almoxarifado central, com a mesma ficha por trás.

Em área remota, cada funcionário tem um crachá com QR code: o EPI é entregue em campo e a ficha abre com um toque. Some a busca por nome e o risco de registrar a entrega na pessoa errada. Controle de EPI digital, no fim, é isto: nenhuma entrega depende de alguém lançar depois.

O que a ficha mostra quando alguém pede

A NR-6 aceita o registro em livro, ficha ou sistema eletrônico (item 6.5.1, alínea "d") e pede que o sistema permita extrair relatórios (6.5.1.1). Fiscal, perito, cliente em auditoria de fornecedor: todos fazem a mesma pergunta, sobre uma pessoa e um período. O histórico de entrega de EPI responde, em ordem e em PDF:

• Cada item entregue, com número do CA, lote e validade no dia da entrega.
• Data, hora, quem entregou e a assinatura do funcionário.
• Trocas, devoluções e recusas, com o motivo.
• A função exercida em cada período, que é o que define qual EPI era exigido.

Como avaliar um software de controle de EPI

Na hora de comparar sistemas de controle de entrega de EPI, a pergunta não é quantas telas o software de EPI tem. É se ele fecha o ciclo inteiro. Seis perguntas resolvem a maior parte da escolha:

1. A entrega baixa o estoque sozinha, ou alguém lança de novo?
2. O CA, o lote e a validade entram no registro de cada entrega?
3. O sistema avisa a troca pela vida útil do item, por pessoa?
4. A assinatura é colhida no ato, no celular, com data e hora?
5. Terceirizados cabem no mesmo controle dos próprios?
6. Dá para responder "me mostre dezembro do ano passado" em minutos?

Um sistema de gestão de EPI que só colhe assinatura deixa o almoxarifado de fora. Um aplicativo de entrega de EPI sem histórico não responde ao perito. O software para entrega de EPI que vale a pena passa nas seis.

Perguntas frequentes