Como cobrar documentos de fornecedores sem virar o chato do e-mail

Toda empresa que contrata serviço já viveu a mesma cena: o gestor do contrato cobra por e-mail, o fornecedor promete, a semana passa, e a cobrança recomeça do zero no mês seguinte. O problema raramente é má vontade, é que a cobrança não tem estrutura.

Publique a regra antes de cobrar

A maior parte do atrito vem de exigência que aparece depois. Se o fornecedor soube no ato da contratação o que seria pedido, com que frequência e por quê, a conversa deixa de ser negociação e vira cumprimento.

Vale escrever em uma página: documentos de empresa, documentos por pessoa mobilizada, periodicidade de cada um e o que acontece se não vier.

Prazo com data, não com "assim que possível"

• Documentos mensais com data fixa, por exemplo, até o dia 25, referentes à competência do mês anterior, já que o FGTS e a contribuição previdenciária vencem no dia 20.
• Certidões cobradas com antecedência sobre o vencimento, não depois dele.
• Documentos de mobilização exigidos antes da entrada da pessoa, sempre.

Antecedência é o detalhe que muda o resultado. Cobrar o CRF do FGTS no dia em que vence gera atraso garantido; cobrar cinco dias antes costuma resolver no prazo.

Consequência que acontece

Esta é a parte que quase sempre falta. Se não entregar não muda nada, o fornecedor aprende, corretamente, que a cobrança é opcional.

1. Primeiro nível: alerta, sem impacto operacional.
2. Segundo nível: bloqueio de nova mobilização, ninguém novo entra até regularizar.
3. Terceiro nível: bloqueio total, com as pessoas já mobilizadas ficando irregulares.
4. Quarto nível: retenção contratual ou suspensão, conforme previsto em contrato.

Como auditar fornecedores sem virar projeto

Auditoria de fornecedor não precisa ser um evento anual de três dias. Um checklist de auditoria de fornecedores curto, aplicado a uma empresa por semana, cobre uma base de cinquenta em um ano, com muito menos dor.

• A documentação de empresa está válida hoje?
• As pessoas mobilizadas conferem com quem realmente está na operação?
• Os treinamentos batem com as funções que essas pessoas exercem?
• Existe registro de entrega de EPI compatível com a atividade?
• Há subcontratado não declarado trabalhando no contrato?

A última pergunta é a que mais surpreende. Em boa parte das auditorias, a resposta é sim, e ninguém sabia.

Perguntas frequentes