Dossiê de terceiros: da pasta de papel à prova que se sustenta

A pasta de terceirizados é uma instituição. Em muita empresa ela ainda é literal: uma pasta suspensa por fornecedor, ou uma pasta compartilhada com subpastas por CNPJ, montada com capricho e consultada duas vezes por ano.

O que entra no dossiê

• Da empresa: contrato social e alterações, cartão CNPJ, certidões, PGR, PCMSO, apólices, registro em conselho quando aplicável.
• Do contrato: instrumento assinado, aditivos, unidades atendidas, responsáveis, subcontratados autorizados.
• De cada pessoa: ficha de registro, ASO, treinamentos das normas aplicáveis, ordem de serviço, ficha de EPI.
• Do mês: guias de recolhimento, folha de ponto e comprovantes de pagamento, quando a política exige.

Por que a data importa mais que o conteúdo

Numa reclamatória, a contratante privada responde pelas verbas que a prestadora não pagou, com ou sem culpa. O dossiê serve a outras duas coisas: mostrar o atraso quando ele aparece, a tempo de agir, e sustentar a defesa quando a conduta da contratante está em jogo, como em acidente. Para isso não basta ter os documentos hoje: é preciso demonstrar acompanhamento ao longo do contrato.

Uma pasta que só guarda a versão atual de cada documento prova o presente. O que sustenta a defesa é o histórico: o que foi exigido, quando, o que chegou, o que faltou e o que foi feito a respeito.

Responsabilidade solidária e subsidiária, em uma linha cada

Na solidária, o trabalhador cobra direto da contratante. Em terceirização, ela aparece sobretudo em acidente de trabalho, quando a tomadora responde junto com a empregadora (Código Civil, art. 942). Na subsidiária, regra da Súmula 331, a contratante privada paga o que a empregadora não pagou, depois de frustrada a execução contra ela, sem discussão de culpa.

Na prática do controle, a distinção importa menos do que parece. Nos dois casos, o que a contratante precisa ter é registro de fiscalização efetiva.

Digitalizar não é o mesmo que organizar

A digitalização de documentos de terceiros resolve espaço físico e acesso remoto. Não resolve vencimento, não resolve cobrança e não resolve permissão. Uma pasta na nuvem com quinze mil PDFs sem metadado é tão inauditável quanto o armário que ela substituiu.

O que transforma arquivo em dossiê é o dado ao redor do arquivo: de quem é, de que tipo é, quando vence, quem aprovou, o que substituiu.

Perguntas frequentes