Planilha de homologação de fornecedores e o checklist que ela deveria ter

Homologar um fornecedor é um trabalho finito: pede-se a documentação, analisa-se, aprova-se. Manter homologado é um trabalho infinito, e é nele que a planilha de homologação de fornecedores começa a rachar.

Como fazer homologação de fornecedores, na prática

1. Defina o checklist por tipo de fornecedor. Quem só entrega material não precisa responder o mesmo que quem coloca gente na sua planta.
2. Envie o checklist com prazo e com o motivo de cada item. Fornecedor que entende por que está sendo pedido reclama menos e entrega mais rápido.
3. Analise e registre o parecer com motivo: "reprovado" sem justificativa gera três e-mails de ida e volta.
4. Registre a decisão com data e a data da próxima revalidação, item por item.
5. Revalide antes do vencimento, não depois.

O checklist mínimo

• Cadastro: contrato social e alterações, cartão CNPJ, inscrição estadual ou municipal.
• Fiscal e trabalhista: CND federal, CNDT, CRF do FGTS, certidões estadual e municipal.
• Técnico: atestado de capacidade, registro em conselho quando aplicável, apólice de seguro.
• SST, quando a empresa mobiliza pessoas: PGR, PCMSO, e a documentação individual de cada trabalhador.

Uma planilha de controle de certidões costuma dar conta da segunda linha, até esbarrar no CRF do FGTS, que vale trinta dias e por isso vence doze vezes por ano, por fornecedor.

Como controlar a validade de certidões

Cada certidão tem regra própria: CND federal e CNDT valem cento e oitenta dias; o CRF do FGTS, trinta; as estaduais e municipais variam. Na planilha, isso vira uma coluna de validade por documento, nunca uma validade única por fornecedor.

É a simplificação de "situação do fornecedor: em dia" que produz a surpresa desagradável. O fornecedor está em dia em cinco documentos e vencido no sexto.

Como funciona a homologação de fornecedor quando escala

A virada acontece quando o envio deixa de ser da sua equipe e passa a ser do fornecedor. Enquanto alguém do seu time recebe anexo por e-mail, renomeia e lança na planilha, o limite é a agenda dessa pessoa.

Quando o fornecedor tem onde enviar, ver o que falta e acompanhar o próprio status, a equipe interna passa a analisar por exceção. É a mesma diferença entre atender no balcão e operar um autoatendimento.

Perguntas frequentes