Planilha de controle de documentos de terceiros: o que ela faz bem e o que não faz

Quase toda empresa que contrata serviço começa por uma planilha de controle de documentos de terceiros. Ela nasce de uma necessidade concreta, saber o que está vencido, e costuma ser bem feita.

Como controlar documentos de terceiros em planilha

A estrutura que funciona tem três abas, não uma. Empilhar tudo numa aba só é o erro mais comum, porque mistura coisas com ciclos de vida diferentes.

• Empresas: CNPJ, contrato, responsável, e os documentos da pessoa jurídica: contrato social, certidões, PGR, apólice.
• Pessoas: CPF, empresa empregadora, função, contrato em que está mobilizada, e os documentos dela: ASO, treinamentos, ficha de registro.
• Documentos: uma linha por documento entregue, com tipo, data de emissão, validade, status e link do arquivo.

A terceira aba é a que vira o painel. Com uma coluna calculada de dias para vencer e uma tabela dinâmica por empresa, você tem uma planilha de controle de validade de documentos que resolve bastante coisa. A aba de documentos está pronta para baixar em CSV.

Como organizar documentos de terceirizados nos arquivos

Uma planilha de documentos de funcionários serve de índice, mas a pasta compartilhada precisa de convenção de nome, senão a planilha aponta para arquivos que ninguém acha. O padrão que menos dá problema é: CNPJ ou CPF, tipo de documento, data de validade no formato ano-mês-dia. Assim o arquivo se ordena sozinho e a busca funciona.

Os três limites reais

O primeiro é a cobrança. A planilha mostra o que venceu, mas alguém precisa escrever o e-mail. Em uma base com cinquenta fornecedores, isso é uma tarde por semana, e a tarde some quando essa pessoa está de férias.

O segundo é o histórico. Na planilha, atualizar um documento significa sobrescrever a linha antiga. Quando a auditoria pergunta como estava a situação em março, a resposta honesta é "não sei".

O terceiro é o acesso. Todo mundo que abre a planilha vê o ASO de todo mundo. Para dado de saúde, isso é um problema de LGPD que não se resolve com aviso no topo do arquivo.

Sistema vs planilha de documentos, sem torcida

A comparação honesta de sistema contra planilha para documentos não é sobre funcionalidades. É sobre quem faz a cobrança e quem guarda a memória. Se você tem alguém com tempo para cobrar e ninguém pergunta pelo passado, a planilha está de bom tamanho.

Se a cobrança já está atrasando e a última auditoria custou três dias de garimpo, o cálculo muda.

Perguntas frequentes