Ficha de EPI tem validade? Por quanto tempo guardar, quem assina e se pode ser digital

Três perguntas aparecem juntas em quase toda conversa sobre ficha de EPI: ela tem validade, quem precisa assinar, e se pode ser digital. As respostas curtas são não, o trabalhador, e sim. As longas explicam por que a ficha é o documento de SST que a empresa mais precisa ter à mão anos depois.

Ficha de EPI tem validade?

Não. A ficha não é um documento que se renova: é o registro do fornecimento que a NR-6 exige no item 6.5.1, alínea "d". Ela acompanha a pessoa enquanto durar o contrato e continua valendo como prova depois dele. O que vence são os itens registrados nela: o CA do modelo, a validade do lote, a vida útil do que foi entregue.

Por quanto tempo guardar a ficha de EPI

A NR-6 não fixa prazo. Três referências ajudam a decidir:

• Prazo trabalhista: a ação pode ser proposta até dois anos depois do desligamento e alcançar os cinco anos anteriores. Guardar menos que isso é ficar sem defesa num pedido de insalubridade.
• Doença de manifestação tardia: exposição a ruído, poeira ou produto químico pode gerar pedido muitos anos depois, quando a doença aparece.
• PPP e aposentadoria especial: a ficha sustenta a declaração de EPI eficaz que foi para o eSocial, e essa discussão pode acontecer décadas depois.

Por isso muitas empresas adotam para a ficha de EPI o mesmo horizonte que a NR-7 prevê para os dados dos exames médicos: vinte anos após o desligamento. Em papel, é um problema de arquivo. Em sistema, é um problema resolvido.

Quem deve assinar a ficha de EPI

O trabalhador que recebe, no momento em que recebe. A assinatura é a ciência do recebimento e da orientação. A de quem entregou identifica o responsável, e é boa prática, mas não substitui a do trabalhador. Assinatura colhida depois, em lote, no fim do mês, é justamente o tipo de registro de que a perícia desconfia.

A ficha de EPI pode ser digital?

Pode. A NR-6 aceita o registro em livro, ficha ou sistema eletrônico, inclusive biométrico (item 6.5.1, alínea "d"), e pede que o sistema permita extrair relatórios (6.5.1.1). O que dá força ao registro eletrônico é atribuir o recebimento ao trabalhador e provar que nada foi alterado depois: assinatura na tela ou biometria, data e hora, e trilha de auditoria.

A ficha de EPI digital do Conformo colhe a assinatura na tela no ato da entrega, com carimbo de tempo e identificação do dispositivo, e devolve o histórico da pessoa em PDF.

O que enfraquece uma ficha na prática

• Falta de número de CA ou de lote.
• Datas que não batem com a admissão, a função ou o estoque.
• Entregas lançadas em bloco, com a mesma data e a mesma caligrafia.
• Rasura sem ressalva, na ficha de papel.

Perguntas frequentes