Quais documentos exigir de uma empresa terceirizada

Quem monta o processo pela primeira vez começa procurando a lista de documentos de terceiros que resolveria tudo, a tal lista definitiva de documentos obrigatórios de empresa terceirizada. Ela existe, e está abaixo. Mas a parte útil não é enumerar documentos de empresa terceirizada: é saber em que momento cada um é exigido, e de quem se pede tudo.

Na contratação: documentos da empresa

• Contrato social e última alteração, para saber quem responde legalmente.
• Cartão CNPJ, que traz o CNAE e, com ele, o grau de risco da atividade.
• Inscrição estadual ou municipal, conforme o serviço.
• CND federal, CNDT e CRF do FGTS.
• Certidões estadual e municipal, quando a política exigir.
• Alvará de funcionamento e apólice de seguro, conforme o contrato.
• Atestado de capacidade técnica e registro em conselho, quando houver responsabilidade técnica.

Se a empresa vai colocar gente na sua operação

• PGR contemplando as atividades que ela vai executar na sua planta, não um modelo genérico.
• PCMSO coerente com o PGR.
• LTCAT quando aplicável à exposição.
• Comprovação de SESMT, quando o porte e o grau de risco dela exigirem.
• Ordem de serviço de segurança por função.

Na mobilização de cada pessoa

• Ficha de registro e contrato de trabalho.
• ASO admissional com aptidão para a função e para os riscos dela.
• Certificados dos treinamentos exigidos pela função: NR-35, NR-33, NR-10, NR-11, conforme o caso.
• Ficha de EPI com itens, CA e assinatura.
• Ciência da ordem de serviço de segurança.
• Integração de segurança da sua unidade.

Todo mês, enquanto o contrato durar

• Guia do FGTS Digital e comprovante de pagamento do pessoal alocado no seu contrato. O FGTS vence no dia 20 do mês seguinte à competência.
• Comprovante de recolhimento previdenciário.
• Folha de ponto e comprovante de pagamento do mês anterior.
• Renovação de certidão que estiver perto do vencimento.

Na saída

• ASO demissional.
• Termo de rescisão e comprovante de quitação.
• Devolução de EPI de vida útil longa, registrada.
• Desmobilização formal, encerrando acesso e cobrança.

O erro que mata o processo

Pedir essa lista inteira para toda empresa, incluindo a que só entrega material no portão. Exigência desproporcional tem três efeitos previsíveis: o fornecedor pequeno não consegue cumprir, alguém internamente autoriza a exceção, e a partir daí todo mundo aprende que a regra é negociável.

Quem pede o quê

Vale distribuir a exigência entre as áreas que sabem avaliar. Suprimentos cuida do cadastro e das certidões; SESMT avalia PGR, PCMSO e treinamentos; jurídico olha contrato e responsabilidade técnica. Uma única pessoa conferindo tudo é o gargalo que trava o processo em qualquer volume.

Perguntas frequentes